처음 접하는 협업툴, 용어부터 막막하다면?
Trello, ClickUp, Notion 같은 협업툴을 처음 사용할 때 가장 혼란스러운 것은 바로 용어입니다. ‘보드’, ‘태스크’, ‘스페이스’, ‘워크스페이스’ 같은 단어들이 낯설고, 툴마다 의미가 조금씩 달라 혼동을 줍니다. 이 글에서는 협업툴을 처음 접하는 분들을 위해 자주 등장하는 기본 용어들을 알기 쉽게 설명합니다.
1. 워크스페이스 (Workspace)
대부분의 협업툴에서 워크스페이스는 ‘팀’ 또는 ‘조직 단위의 공간’을 의미합니다. 회사 전체, 프로젝트 그룹, 외주 팀 등 협업의 시작점이 되는 공간이며, 그 안에 여러 보드나 프로젝트가 들어갑니다.
- 예: ClickUp, Slack, Notion, Trello 모두 워크스페이스 개념이 존재
- 활용 팁: 한 사람은 여러 워크스페이스에 참여할 수 있습니다 (예: 본업 팀 + 사이드 프로젝트 팀)
2. 스페이스 (Space)
스페이스는 ClickUp에서 자주 등장하는 개념으로, 워크스페이스 내에서 부서별 또는 업무 유형별 공간을 의미합니다. 마케팅, 디자인, 개발 등 각 팀의 업무를 스페이스 단위로 나누어 관리할 수 있습니다.
주의: Notion, Slack 등은 ‘스페이스’라는 용어를 직접 사용하지 않지만, 비슷한 기능(페이지, 채널)으로 구현됩니다.
3. 보드 (Board)
보드는 Trello를 비롯한 칸반(Kanban) 스타일 협업툴에서 가장 중심이 되는 개념입니다. 하나의 프로젝트나 업무 흐름을 시각적으로 관리하는 공간으로, 리스트와 카드로 구성됩니다.
- 예: ‘콘텐츠 제작 프로젝트 보드’, ‘신제품 출시 준비 보드’
- 구성: 리스트(To Do / Doing / Done) → 카드(개별 업무 항목)
4. 리스트 (List)
리스트는 보드 안에 존재하며, 업무의 진행 상태 또는 분류를 나타내는 열(row)입니다. 대부분 ‘할 일 / 진행 중 / 완료’로 나누어 사용하지만, 필요에 따라 ‘디자인 / 마케팅 / 개발’처럼도 설정할 수 있습니다.
5. 태스크 (Task)
태스크는 협업툴에서 말하는 개별 업무 또는 할 일을 의미합니다. 카드, 항목, 작업 등으로도 불리며, 담당자, 마감일, 설명, 체크리스트 등을 추가할 수 있습니다.
- 예: ‘블로그 글 작성’, ‘배너 디자인 초안 만들기’, ‘고객 회의 준비’ 등
- 활용: ClickUp과 Notion은 태스크 단위 협업에 매우 강력한 기능을 제공합니다.
6. 템플릿 (Template)
템플릿은 자주 사용하는 업무 구조나 문서를 반복적으로 사용할 수 있도록 저장해둔 형식입니다. 회의록, 제안서, 프로젝트 보드 등을 템플릿으로 만들면 업무의 일관성을 유지할 수 있습니다.
- 지원 툴: Notion, ClickUp, Trello 모두 다양한 템플릿을 제공
- 활용 팁: 직접 만든 템플릿을 팀 전체와 공유 가능
7. 멘션 (@Mentions)
Slack, ClickUp, Trello 등 협업툴에서는 @아이디 형식으로 팀원을 언급할 수 있습니다. 특정 메시지나 태스크에서 멘션하면, 해당 팀원에게 알림이 가기 때문에 빠른 소통이 가능합니다.
예: @홍길동 이 문서 확인 부탁드립니다.
정리: 꼭 알아야 할 핵심 용어
- 워크스페이스: 팀 전체 공간
- 스페이스: 부서 또는 업무 영역
- 보드: 프로젝트 단위 공간
- 리스트: 업무 상태 구분
- 태스크: 개별 작업
- 템플릿: 반복 업무 양식
- 멘션: 팀원 호출 기능
마무리: 용어를 이해하면 협업이 쉬워진다
협업툴의 핵심은 기능보다 구조와 소통 방식입니다. 용어를 정확히 이해하면 도구 사용이 쉬워지고, 팀원 간의 혼선도 줄어듭니다. 이제는 헷갈리지 말고, 올바른 개념으로 협업툴을 효율적으로 활용해보세요.