협업툴, 왜 잘 써야 할까?
Trello, Notion, Slack, ClickUp 등 다양한 무료 협업툴이 등장하면서 누구나 손쉽게 협업 환경을 구축할 수 있게 되었습니다. 하지만 도입만 하고 구조 없이 사용하거나, 설정을 잘못 이해하면 오히려 협업의 효율이 떨어지는 경우가 많습니다. 이 글에서는 무료 협업툴 사용 시 자주 하는 실수 5가지와 그에 대한 해결법을 소개합니다.
1. 구조 없이 무작정 페이지나 보드부터 만드는 실수
협업툴을 처음 도입하면 보드나 페이지를 일단 만들고 나서 시작하는 경우가 많습니다. 하지만 전체 업무 흐름에 대한 설계 없이 세부 기능부터 만들면 나중에 중복, 누락, 비효율이 발생합니다.
해결법: 도입 전 팀 내 업무 흐름을 시각화하고, 툴 내 구조(예: Notion의 페이지, Trello의 보드)를 이에 맞게 설계해야 합니다.
2. 권한 관리 미흡으로 인한 정보 유출 또는 혼선
Slack, Notion, Google Drive 등 대부분의 협업툴은 사용자 권한 설정 기능이 있습니다. 이를 제대로 관리하지 않으면 외부에 민감한 정보가 노출되거나, 팀원 간 권한이 충돌해 혼선이 생길 수 있습니다.
해결법: 공유 전 '읽기/쓰기/관리자' 권한을 명확히 구분하고, 링크 공유 시에는 꼭 범위를 제한하세요.
3. 모든 정보를 한 공간에 몰아넣는 실수
문서, 링크, 회의록, 업무 내용 등 모든 정보를 하나의 페이지나 보드에 몰아넣으면 정보는 많지만 찾기가 어려워지고 협업 효율이 낮아집니다.
해결법: 정보는 주제, 프로젝트, 팀 단위로 구조화하고 폴더/페이지/보드를 계층적으로 나누어 구성해야 합니다.
4. 반복 업무를 수동으로 계속 수행하는 실수
업무 일정 생성, 알림 전송, 상태 변경 등의 반복 작업을 수동으로 처리하는 경우 시간이 낭비되고 작업 누락의 가능성도 높아집니다.
해결법: ClickUp, Trello, Slack 등의 자동화 기능(예: 워크플로우, 봇, 자동화 규칙)을 적극 활용하여 반복 업무를 최소화하세요.
5. 팀원 간 협업 방식에 대한 사전 합의 부족
툴은 준비됐지만 사용 규칙이 없다면 혼란이 시작됩니다. 예를 들어 회의록은 어디에 올릴지, 담당자 지정은 누가 어떻게 할지, 어떤 형식으로 태그를 사용할지 등 사전 합의 없이 각자 다르게 사용하면 협업툴은 오히려 ‘혼란의 도구’가 됩니다.
해결법: 툴 도입 시, 최소한의 사용 규칙을 문서화하고 팀원들과 공유 및 교육하는 절차를 거치세요.
요약: 자주 하는 실수 정리
- ① 업무 구조 없이 도구부터 설정 → 도입 실패
- ② 권한 설정 부주의 → 정보 유출 또는 충돌
- ③ 정보 과잉 한 공간 몰아넣기 → 비효율
- ④ 반복 업무 수동 처리 → 시간 낭비
- ⑤ 협업 규칙 미정 → 팀 내 혼란 가중
마무리: 협업툴은 ‘툴’일 뿐, 사용법이 더 중요합니다
어떤 협업툴이든 도구 자체가 완벽한 해답은 아닙니다. 가장 중요한 것은 툴을 도입하는 목적과 팀의 운영 전략입니다. 위에서 소개한 실수와 해결법을 참고하여, 협업툴을 진짜 ‘효율의 도구’로 만들어보세요.